PRIVACY POLICY

  • 1.

    基本方針

    TBWA\HAKUHODO（以下、「当社」という）は、博報堂グループの一員として「生活者発想」「パートナー主義」というフィロソフィーのもと、生活価値を高めていくために行われる得意先のマーケティング活動、施策の提案、制作、実施を行っております。私どもが常によい提案をおこなっていく上で最も重要だと考えているのは、生活者を深く理解し、そのニーズに応えていくということであり、そのベースとなる「生活者情報」は我々の企業活動において必須のものであります。それゆえ、私どもでは従来より生活者情報のひとつである個人情報の管理を企業活動上の重要事項と認識して行動して参りましたが、昨今の個人情報保護に対する社会的注視の高まりを踏まえ、個人情報の取扱いに関する当社の方針を社内外に明確に示した上で、その遵守を全役職員が徹底していくことをここに表明いたします。

    当社は、自ら収集した個人情報、お取引先各位よりお預かりした個人情報、当社および関係会社の役職員の個人情報に関して、法律・業界基準・社内ルール等を遵守して、適切に取り扱って参ります。

  • 2.

    関連法規等の遵守

    当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範を遵守します。

  • 3.

    当社が取扱う個人情報

    当社は、個人情報を法令等で定められている場合を除き、下記の利用目的の範囲内で利用します。下記以外の利用を行う場合は、取得の際、本人に通知もしくは公表いたします。

    また、下記に示す以外の種類の個人情報を取得する場合は、あらかじめその利用目的について通知もしくは公表いたします。必要な場合は同意を取得したうえで利用いたします。

  • 3-1.

    当社が自ら取得する個人情報

    取得する個人情報の種類と利用目的

  • ● 当社が主催するセミナー、講演会等のイベントの参加者に関する個人情報

    　・対象イベントに参加するためのご案内や参加後の情報共有等に関するメール、電話等によるご連絡及びお問合せ対応

    　・新規イベントのご案内等に関するメール、電話等によるご連絡及びお問合せ対応

    　・イベント、メールの内容等の改善のための分析作業

  • ● 当社が協賛するイベント等で協賛社向けに第三者提供される個人情報

    　・メール等による当社のサービス・イベント・セミナー・キャンペーン・アンケートなどの情報提供及びお問合せ対応

    　・協賛イベントの選考、メールの内容等の改善のための分析作業

    ● 当社を来訪される方に関する個人情報

    　・当社来訪時の「執務室入退出管理表」への記入等

    ● お取引先に関する個人情報

    　・お取引内容のご相談・確認等に関するメール、電話等によるご連絡、書類等送付のための発送伝票等の記入等

    　・サンプル紙誌等の送付のための発送伝票への記入等

    　・季節のご挨拶等の送付のための発送伝票への記入等

    　・メール等による当社のサービス・イベント・セミナー・キャンペーン・アンケートなどの情報提供及びお問合せ対応

    ● 当社に入社を希望される方、また当社からの情報提供について、閲覧される方の個人情報

    　・採用活動および入社に伴うご連絡、選考/今後の当社の採用計画立案等必要な対応における利用

    ● 当社ならびに当社グループ会社の役職員および役職員のご家族に関する個人情報

    業務運営、人事運用等会社運営上必要な対応における利用例

    　・人事管理（就業管理、異動、出向、転籍、昇進、昇格、退職、解雇、考課、懲戒、緊急時の連絡等）および雇用管理に関する業務の遂行

    　・賃金管理（給与、賞与、退職金、企業年金、経費管理等）に関する業務の遂行

    　・社会保険に関する業務の遂行

    　・税務（所得税、住民税等）に関する業務の遂行

    　・在職・退職証明に関する業務の遂行

    　・教育・研修の実施に関する業務の遂行

    　・保険・安全管理に関する業務の遂行

    　・福利厚生や安全衛生、健康管理等に関する業務の遂行

    　・入退館管理（入退館（室）カードの作成、入退館ログの取得等）に関する業務の遂行

    　・当社社内サービス（クラウドサービス・コンピュータ・スマートフォン貸与）提供業務の遂行

    　・上記に関連し、又は付帯する業務等

    上記以外で利用する場合は、必要に応じて役職員に利用目的を提示する。

    ● 当社へお問い合わせいただいた方の個人情報

    　・お問合せに対するメール・電話等でのご連絡

    　・お問合せいただいた方のご本人確認

    ● 当社による生活者調査等により取得した個人情報

    　・調査に関するメール・電話等でのご連絡

    　・新規調査依頼等に関するメール・電話でのご連絡

    　・統計処理を施し個人を特定できないデータ化した上で分析、および当社セミナー等で公表

  • 3-2.

    お取引先からの委託により当社が取扱う個人情報

    取得する個人情報の種類と利用目的

  • ● お取引先からの業務委託により、取得・利用・廃棄等を行う個人情報

    　・委託業務各種（懸賞キャンペーン業務、イベント業務、調査・分析業務、メール配信業務等）の遂行に必要な対応における利用

  • 4.

    第三者提供

    当社は、以下の法令の要件および記載事項を満たしている場合を除き、事前に本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供いたしません。

    ・法令に基づく場合

    ・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合

    ・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合

    ・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

    ・本人から明示的に第三者への開示又は提供を求められた場合

    ・裁判所、検察庁、警察又はこれらに準じた権限を有する機関から、適正な手続に基づき個人情報についての開示を求められた場合

    ・合併その他の事由による事業の承継に伴い個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲で取り扱われる場合

    ・利用目的の実施に必要な範囲で業務委託先に提供または開示する場合

     

    上記以外の理由で、今後第三者提供を行う場合には、提供する情報と提供目的等を本人に通知し、同意を得た場合のみ第三者提供を行います。

  • 5.

    共同利用

    当社は、下記の範囲内で共同利用します。また、下記に示す以外の種類の個人情報を共同利用する場合は、あらかじめその旨を通知もしくは公表したうえで利用いたします。

  • 【共同利用するケース】

    ● 当社へのお問い合わせに関して、適切な対応を行うために、博報堂ＤＹホールディングスグループ会社との共同利用が必要な場合

  • 1)

    共同して利用される情報

    氏名、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先名、お問い合わせ内容

  • 2)

    共同して利用する者

    博報堂ＤＹホールディングスグループ会社

    https://www.hakuhodody-holdings.co.jp/group/about/group.html

    ※リンク先に掲載されていない博報堂ＤＹホールディングスグループ会社を含む（記載のない事業者名については、有価証券報告書の【関係会社の状況】でご確認ください）。

  • 3)

    利用目的

    本人への連絡、資料等の送付等問い合わせ内容に関する必要な対応

  • 4)

    個人情報の管理責任者

    株式会社博報堂

    〒107-6322 東京都港区赤坂5丁目3番1号 赤坂Bizタワー

    代表取締役社長　水島正幸

  • ● 博報堂ＤＹホールディングスグループ会社から情報をお伝えする場合

  • 1)

    共同して利用される情報

    当社が主催するセミナー、講演会等のイベントの参加者、当社が協賛するイベント等で協賛社向けに第三者提供される個人情報（会社名、部署名、役職名、氏名、メールアドレス、電話番号、住所）

  • 2)

    共同して利用する者

    博報堂ＤＹホールディングスグループ会社

    https://www.hakuhodody-holdings.co.jp/group/about/group.html

    ※リンク先に掲載されていない博報堂ＤＹホールディングスグループ会社を含む（記載のない事業者名については、有価証券報告書の【関係会社の状況】でご確認ください）。

  • 3)

    利用目的

    メール等による当社のサービス・イベント・セミナー・キャンペーン・アンケートなどの情報提供

    メール内容等の改善のための分析作業

  • 4)

    個人情報の管理責任

    株式会社博報堂

    〒107-6322 東京都港区赤坂5丁目3番1号 赤坂Bizタワー

    代表取締役社長　水島正幸

  • 6.

    未成年者に関する個人情報の取扱いについて

    当社は、未成年者の個人情報を、保護者の同意を得ることなく、取得・利用することはありません。万が一、保護者からの同意を得ず、未成年者が当社に個人情報を提供したことが分かった場合には、速やかに当社にご連絡ください。

  • 7.

    安全管理措置

    当社は、お預かりした個人情報を安全に管理するために、下記の措置を講じています。

    ・情報の取扱い明確化

    当社は個人情報の閲覧、利用、保管、廃棄、返却など個人情報が安全かつ適切に取扱われるためのルールを定め、管理責任者のもとで、これを遵守します。

    また、取得した個人情報は、法的または業務遂行のために必要な保管期間の経過後、適切に消去・廃棄いたします。

    ・取引上お預かりする個人情報の適正性の確認、適正な利用と安全管理

    当社がビジネス遂行上お取引先からお預かりする個人情報については、その入手方法、利用許諾範囲の確認を行い、お取引先の要請と当社の社内ルールに則り、適正な利用を行います。

    ・役職員の教育

    当社役職員に対し、個人情報保護の重要性、法律上の要請、管理体制、取扱いルール、違反時の措置を理解させる教育啓発活動を定期的に実施（年一回個人情報を含む情報セキュリティに関するeラーニングの全社員への実施等）し、個人情報の適正な取扱いと各種規制・ルールの遵守を推進します。

    ・情報取扱管理体制の確立

    個人情報の保護を行うために、社内管理および責任体制を明確にし、個人情報に関する管理責任者を選定します。

    ・不正アクセスに関する対策

    不正なアクセスによる個人情報の窃盗、紛失、改竄、破壊を防ぐために、情報システム、情報管理体制を整備し、個人情報を取扱う区域へのアクセス制御、外部からの不正アクセスを保護する仕組み、不正ソフトウェアから保護する仕組みを適正に構築します。

    ・情報処理委託時の安全性の確保

    個人情報の処理を外部に委託する場合には、社内ルールに則り、情報の安全管理が確保されると確認された委託先を選定し、適切な監督を実施します。

    ・問題発生時の即時対応体制の確立

    万一問題が発生したときは、遅滞なくかつ正確に状況を把握し、適切な判断と対応を行う組織体制を構築します。

    ・継続的改善

    監査室による情報セキュリティ内部監査等管理状況のモニタリングを通じて、また外部の環境変化に応じて、継続的に各種改善を図ります。

    ・外的環境の把握

    お預かりした個人情報を外国に保管、移転等行う場合には、個人情報に関する法令への対応を行うとともに、当該国における個人情報保護に関する制度を把握したうえで安全管理を実施いたします。

  • 8.

    個人情報の開示、訂正、削除など

    当社が、本人より取得している個人情報について、下記を希望される場合には、「９.お問合せ窓口」に記載したメールアドレスまでお問合せください。

    ・開示又は訂正、追加、削除、利用の停止、同意の撤回による個人情報の利用の停止もしくは第三者への提供の停止の請求

    ・個人情報の取扱いに関する苦情の申立て　等

     

    なお、個人情報の保護に関する法律の定める事由等により、当社は、当該対応を行わない場合があります。その場合は、当該対応を行わない旨およびその理由を通知いたします。

  • 10.

    個人情報取扱事業者

    株式会社TBWA HAKUHODO

    〒105-0023　東京都港区芝浦1-13-10第3東運ビル

    代表取締役社長　内田 渉

  • 11.

    プライバシーポリシーの改訂

    当社は、本プライバシーポリシーの内容を変更することがあります。

    変更を行う場合は当社WEBサイト上に詳細を掲載いたします。

     

    2004年9月29日制定

    2022年4月1日改訂

    2024年4月1日改訂